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Primeros pasos con los sistemas de control de acceso comercial

Si su empresa ha invertido en un sistema de control de acceso, querrá asegurarse de obtener el mejor valor de él. Cuando se trata de seguridad comercial, estos sistemas avanzados brindan ventajas significativas.

En este resumen, respondemos a las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué es un sistema de control de acceso?
  2. ¿Qué tipos de credenciales de entrada pueden utilizar los sistemas?
  3. ¿Qué tipos de edificios pueden beneficiarse del control de acceso?
  4. ¿Cuáles son las ventajas del control de acceso comercial?
  5. ¿Cómo puede seleccionar el sistema adecuado para su edificio?
  6. ¿Cómo se puede usar un sistema de control de acceso de manera más efectiva?

¿Qué son los sistemas de control de acceso?

El control de acceso se basa en una plataforma de gestión unificada conectada a múltiples cerraduras y dispositivos de proximidad para optimizar la seguridad. La plataforma de gestión unificada proporciona información en tiempo real sobre quién ingresa a qué ubicaciones y cuándo, y se puede programar de forma remota. Las puertas se bloquean automáticamente y permiten la entrada a personas que utilizan una variedad de dispositivos, desde simples cerraduras de puertas controladas por teclado o de proximidad hasta lectores de tarjetas de acceso y escáneres biométricos avanzados .

El objetivo del control de acceso es brindar a las organizaciones una capa adicional de seguridad al administrar los permisos de los usuarios en los puntos de entrada y los marcos de tiempo de entrada. Por ejemplo, las empresas pueden bloquear la entrada fuera del horario comercial. Las instalaciones comerciales también pueden permitir que los visitantes y el personal accedan a las entradas principales, al tiempo que restringen el acceso a ciertas áreas que requieren una autorización especial. En general, son una excelente manera de impulsar la seguridad comercial y aumentar la responsabilidad.

Credenciales de control de acceso

Los sistemas comerciales de control de acceso se pueden diseñar para trabajar con diferentes tipos de credenciales.

biométrico

La entrada biométrica utiliza datos físicos específicos para verificar a los usuarios y otorgar permiso de entrada. Estos dispositivos generalmente se basan en un escáner de huellas dactilares. Los escáneres de retina y los dispositivos de reconocimiento facial también se utilizan con más frecuencia.

Tarjetas de acceso y llaveros

Las tarjetas sin contacto y los llaveros son dispositivos pequeños que se configuran para “emparejarse” con dispositivos de proximidad . Cuando se utilizan como “llave”, se programan con un código único para cada usuario.

Teclados

Los teclados tienden a ser menos costosos que otras opciones. Requieren que los usuarios inserten manualmente sus códigos de identificación individuales para desbloquear una puerta y acceder a ciertas áreas del edificio.

Aplicaciones

El control de acceso es ideal para edificios comerciales, oficinas, instalaciones de fabricación, estructuras residenciales , hospitales y campus universitarios .

Ventajas del Control de Acceso para Edificios Comerciales

Este tipo de solución de seguridad comercial requiere una inversión importante; ¿Por qué mi empresa debería considerarlo?

Mejor seguridad

El control de acceso electrónico se originó como un concepto para mejorar las medidas de seguridad. A diferencia de las llaves tradicionales que se pueden copiar fácilmente, las tarjetas de proximidad, los códigos de entrada y la entrada biométrica que se utilizan para obtener acceso son únicos y rastreables para usuarios individuales.

El control de acceso proporciona una supervisión instantánea de lo que sucede en los puntos de entrada de su negocio. Cada vez que alguien ingresa utilizando una clave de acceso electrónico, su uso queda registrado en el sistema. Esta característica le permite a su organización investigar de manera efectiva actividades delictivas como robo, allanamiento de morada y vandalismo.

Los dueños o gerentes de negocios usan un sistema de control de acceso para limitar los puntos de entrada solo al personal autorizado durante las horas establecidas para reforzar la seguridad en áreas restringidas. También pueden utilizarlo para eliminar el acceso de forma permanente en casos de baja sin necesidad de volver a emitir tarjetas para toda la plantilla. Si se pierde o extravía una tarjeta de acceso, se puede bloquear ese código clave en particular y luego se pueden otorgar nuevos permisos de acceso. Ya no es necesario cambiar las llaves del edificio o cambiar todas las cerraduras.

Descubra cómo aumentar la seguridad en su edificio comercial .

Conveniencia

Para los usuarios, ya no hay necesidad de andar a tientas con voluminosos llaveros. Puede proporcionar a determinados empleados el acceso que necesitan dentro del edificio simplemente actualizando los permisos asociados con su tarjeta llave o código de entrada. Un golpe rápido les permite moverse fácilmente.

Para los gerentes, estos sistemas simplifican la administración de permisos e incluso otorgan acceso de forma remota. Pueden desbloquear la puerta para un fin de semana o una entrega fuera de horario sin siquiera estar en el edificio.

Nómina de empleados eficiente

Una forma de ahorrar dinero y tiempo valioso es usar un sistema de control de acceso que se sincronice con los programas de nómina . Los datos de acceso eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente en las tarjetas de tiempo. Esto significa una mayor precisión y menos problemas con la morosidad. Los sistemas de acceso registran automáticamente cuando los empleados llegan y salen del lugar de trabajo, incluso durante las pausas para el almuerzo. Esto equivale a menos tiempo dedicado a procesar la nómina de los empleados y fomenta la puntualidad del personal.

Flexibilidad

Los sistemas de control de acceso están diseñados e instalados a medida para adaptarse a su negocio. Son soluciones flexibles. Los permisos de acceso para usuarios individuales, las horas y los días en que la entrada está restringida y la configuración de ciertas puertas y puntos de entrada se pueden programar para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.

Menor consumo de servicios públicos

Los sistemas de acceso avanzados funcionan en conjunto y están automatizados para respaldar el ahorro de energía. Se pueden programar para apagar automáticamente las luces y bajar la calefacción o el aire acondicionado en cualquier habitación o área cuando no estén ocupadas.

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Mire este video para ver cómo una marca de control de acceso facilita a los empleados la administración de permisos mediante una aplicación móvil especializada .

Cómo elegir el control de acceso adecuado para edificios comerciales

Si su empresa está considerando comprar un nuevo sistema de control de acceso o actualizarse a un sistema más nuevo, hay muchos factores que deben tenerse en cuenta. Para ayudar a que esta decisión sea más fácil, hemos elaborado una lista de las principales preguntas que debe hacerse al seleccionar un sistema.

1. ¿Podrá mi empresa administrar fácilmente el sistema de control de acceso?

El primer factor a considerar al elegir el sistema de control de acceso comercial correcto es si su empresa tendrá problemas para usarlo e implementarlo. No tiene sentido invertir en un sistema que se utilizará incorrectamente o no se utilizará en absoluto porque no se ajusta a las necesidades de la empresa.

Los propietarios y administradores deben decidir con anticipación quién administrará el sistema y qué políticas de acceso operativo se implementarán. Estos deben cubrir el protocolo para incorporar nuevos empleados y desactivar los privilegios de acceso para los empleados que dejan la empresa. Sea realista sobre la cantidad de tiempo necesario para manejar este trabajo y hacer cumplir las políticas.

2. ¿Qué funciones e integraciones requerirá su empresa?

En segundo lugar, debe definir las funciones ideales para adaptarse a su negocio. Piense en la necesidad de una interfaz de control de acceso in situ, basada en web o remota. Discuta qué puntos de acceso y áreas de la instalación requieren un mayor nivel de seguridad. Haga una lista de las opciones y los sistemas integrados que ayudarán a su empresa a aumentar la seguridad. Estos pueden incluir:

  • Informes de acceso,
  • Monitoreo remoto a través de una aplicación móvil o computadora,
  • notificaciones en tiempo real,
  • Cámaras de vigilancia o circuito cerrado de televisión,
  • Notificaciones de salida de emergencia ,
  • Integración con programas de gestión de RRHH,
  • Detección de incendios y alarmas, y
  • Detección de intrusión y alarmas de seguridad.

Las características adicionales pueden incluir la venta sin efectivo integrada, el control del tiempo del personal y el seguimiento de la asistencia.

3. ¿Cuánto tráfico manejará el sistema de control de acceso?

Encontrar el tipo adecuado de sistema de control de acceso depende en gran medida de la solidez requerida. Esto tiene en cuenta la cantidad de empleados y personal que necesitarán permiso de entrada, así como la cantidad de tráfico que deberá administrarse en un momento dado. Dependiendo de la estructura de su empresa, es posible que también deba considerar el acceso para entregas y visitantes.

Piense en el flujo de personas que entran y salen del edificio durante el horario de oficina, la tarde y el fin de semana. Los sistemas de acceso deben ajustarse a la cantidad de puntos de entrada en el edificio al tiempo que unifican los datos de entrada, las marcas de tiempo, los usuarios, las credenciales y los permisos en un solo portal.

4. ¿Qué método de entrada funcionará mejor para su empresa?

Hay muchas opciones a considerar en términos de métodos de entrada. Los lectores de proximidad que funcionan con tarjetas de acceso o fobs, teclados y sistemas de entrada biométricos ofrecen diferentes niveles de seguridad y rapidez de uso. Por ejemplo, los sistemas biométricos se consideran más seguros porque la entrada de datos no se puede compartir con otros usuarios. Sin embargo, debido a que tienden a ralentizar el tráfico de entrada, los sistemas biométricos no son la mejor solución para edificios utilizados por una gran cantidad de empleados o personal.

5. ¿Qué tan escalable es el sistema de control de acceso?

Es cierto que los sistemas de control de acceso se pueden seleccionar para adaptarse a instalaciones más pequeñas o más grandes con diferentes necesidades en términos de tráfico. Pero su empresa debe considerar el crecimiento futuro. Si prevé un aumento en el número de empleados o el tamaño de la instalación en los próximos años, el sistema de acceso debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a este crecimiento. Al considerar la escalabilidad, piense en las perspectivas comerciales para los próximos 5 a 10 años.

6. ¿Cómo funciona el sistema en situaciones de emergencia?

Los sistemas de control de acceso generalmente funcionan con hardware automático electrificado o cerraduras electromagnéticas . El tipo de negocio y los códigos de construcción y normas de seguridad contra incendios relevantes ayudarán a determinar qué tipo de hardware se necesita. El hardware a prueba de fallas se desbloqueará en caso de un corte de energía o una emergencia, lo que permitirá una salida fácil. Alternativamente, el hardware a prueba de fallas permanece bloqueado desde el exterior si falla la electricidad por cualquier motivo. Al seleccionar un sistema de acceso, es importante que funcione con el hardware existente y cumpla con todos los estándares de construcción y seguridad.

7. ¿Se puede actualizar y reparar fácilmente el sistema de acceso?

Para el presupuesto de la empresa a largo plazo y los estándares de seguridad de las instalaciones, pregunte cuándo serán necesarias las actualizaciones y el reemplazo de componentes. Un sistema de acceso controlado debe crecer y evolucionar con las necesidades de su negocio. A medida que mejore la tecnología disponible para el control de acceso, su empresa también querrá mantener el sistema actualizado para garantizar la máxima seguridad. Nuestros cerrajeros aconsejan a los clientes que consideren actualizaciones cada tres a cinco años.

Los sistemas deben soportar mucho desgaste a lo largo de los años, especialmente o uso de alto tráfico. Al observar los diversos sistemas comerciales de control de acceso disponibles, su empresa también debe considerar la duración de la garantía o el período de servicio ofrecido por el fabricante y el instalador.

Consejos para mejorar la eficacia de un sistema de control de acceso

Cada edificio es diferente y cada empresa tiene diferentes necesidades de seguridad. Un sistema de control de acceso es una solución flexible que es más eficaz cuando se selecciona para adaptarse a un entorno específico. Recomendamos evaluar periódicamente los desafíos de seguridad en su oficina o instalación y verificar que el sistema los aborde. Cambiar la configuración del programa también podría ser una solución rápida para la situación.

Específicamente, pregunte a su personal si:

  • ¿Controla el acceso a todas las áreas de alta seguridad?
  • ¿Es eficaz durante las horas del día en que la seguridad es la mayor preocupación?
  • ¿Cuántas personas están utilizando el sistema de control de acceso? ¿Funciona eficientemente para ese nivel de tráfico?
  • ¿Funciona bien con cualquier otro sistema de seguridad o medidas de seguridad utilizadas en la propiedad?

Verifique si la tecnología está desactualizada.

A medida que la tecnología mejora, es probable que las funciones y configuraciones más nuevas puedan enfrentar esos desafíos con mayor precisión. A veces, una actualización, actualización o cambio a una marca diferente de sistema de acceso puede marcar una diferencia notable.

Nuestros cerrajeros profesionales recomiendan ese plan de negocios para actualizaciones tecnológicas. Dedique una parte del presupuesto anual para el mantenimiento, pero también el presupuesto para la mejora a largo plazo. Es probable que sea necesario reemplazar un sistema de control de acceso cada 8 a 10 años.

Asegúrese de que el sistema de control de acceso esté configurado correctamente.

Los sistemas de control de acceso son más efectivos cuando están programados para adaptarse a las demandas de seguridad de un edificio. Los ajustes deben permitir y restringir el acceso a los puntos de entrada exteriores durante horas específicas del día y en ciertos días de la semana. Los gerentes y supervisores de las instalaciones deben considerar detenidamente desde el principio dónde se controla más estrictamente el acceso y qué usuarios pueden ingresar a cada edificio o departamento.

Pruebe el rendimiento y mantenga el sistema.

Al igual que cualquier cosa en la que confiamos para la seguridad, las pruebas y el mantenimiento regulares son pasos importantes. Asegúrese de que los procedimientos de prueba y los controles de mantenimiento formen parte del calendario anual de su instalación.

Establecer un Protocolo para el Uso de Datos de Tráfico.

La gerencia debe establecer un proceso sobre cómo y cuándo se utilizará la información sobre el tráfico. Ya sea que se revise diariamente para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados, regularmente para ver el flujo promedio de personas que ingresan al edificio o según sea necesario por cuestiones de seguridad, estos detalles deben definirse. Esto se aplica tanto a la puerta principal como a puntos específicos de alta seguridad.

Implementar niveles de acceso.

Una de las grandes ventajas del control de acceso es que el sistema se puede personalizar para un edificio individual. Considere cada sección del edificio y sus necesidades particulares de seguridad. El acceso solo debe otorgarse a los usuarios que necesitan usar ese espacio.

Revisa las credenciales de ingreso de cada punto y verifica si deben ser más restringidas. Asegúrese de que se haya cancelado el acceso para los empleados que han dejado la empresa o han sido despedidos. Luego, revise y actualice la lista de usuarios y su nivel de acceso.

Los proveedores de servicios de terceros deben tener niveles de acceso estrictamente controlados de acuerdo con las áreas a las que se debe acceder. Además, es importante restringir el acceso en términos de horas de trabajo y período de tiempo.

Mantenga actualizados los dispositivos de acceso.

Ya sea que su empresa use teclados, llaveros, tarjetas de acceso o entrada biométrica, los permisos de los dispositivos de acceso deben actualizarse periódicamente.

  • Los dispositivos de acceso deben recogerse a medida que sale cada visitante.
  • Se deben recopilar los dispositivos de acceso y desactivar los permisos cuando el personal deja la empresa.
  • Cada código, fob, tarjeta o huella dactilar debe permitir la entrada solo durante un período de tiempo determinado.
  • Después de seis meses o un año, el sistema debería bloquear automáticamente el acceso y requerir renovación para uso continuo.
  • El bloqueo automático debería ocurrir antes (aproximadamente cada dos o tres meses) para usuarios de terceros.

Estas pautas deberían ayudar a obligar a su empresa a revisar los permisos de acceso de los usuarios con regularidad y mantener todo lo más actualizado posible.

Informar al personal sobre el uso correcto.

Los nuevos empleados y el personal deben estar informados sobre las expectativas de su empresa en lo que respecta al control de acceso. Proporcione políticas claras y capacitación para todos los empleados actuales y las nuevas contrataciones. Por ejemplo, deben saber que es inaceptable mantener la puerta abierta para los demás o permitir que las personas entren al edificio por detrás.

Duplique la seguridad.

Finalmente, considere usar un procedimiento de doble verificación en el que los supervisores deben firmar cada solicitud de entrada. Esta práctica puede disminuir el abuso de entrada y el seguir de cerca.

El registro creado se puede almacenar electrónicamente para referencia futura. Por ejemplo, la validación de acceso es útil en caso de que se pierdan, dañen o roben equipos o materiales valiosos.

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