Seguridad en la oficina: ¿Qué tan seguro es su archivador?

Si bien muchas empresas ahora almacenan datos valiosos y confidenciales en servidores y en la nube , el archivador aún juega un papel importante en el entorno de la oficina. Las prácticas estándar aún incluyen mantener archivos de empleados y clientes, contratos, información de seguros y otros documentos de referencia para un acceso conveniente en el sitio.

Importancia de asegurar la información almacenada en los archivadores

Como sabe, todo archivador que almacene cualquier tipo de información confidencial debe utilizar un candado. Esto ayuda a garantizar que solo aquellos que deberían acceder al contenido del gabinete puedan hacerlo y disminuye el riesgo de una violación de datos físicos .

¿Cuál es el riesgo si una cerradura falla o es manipulada? En el mejor de los casos, es suficiente para inquietar a una empresa acerca de lo que podría o sucedió potencialmente. En el peor de los casos, significa que la información de sus clientes puede haberse visto comprometida, algo que puede borrar el trabajo duro de años para ganar su confianza. Este artículo analizará más de cerca la seguridad del gabinete y la oficina para que pueda evitar quemarse.

¿Cómo se asegura un archivador?

Antes de entrar en algunos de los mejores consejos y sugerencias para proteger gabinetes y escritorios, primero es importante señalar que las cerraduras con las que vienen estos electrodomésticos, construidas por el fabricante de muebles, no son de muy alta calidad. Se consideran cerraduras típicas de fábrica, se pueden abrir y manipular fácilmente y no son increíblemente duraderas. Eso nos lleva a nuestro primer punto cuando se trata de la protección de escritorios y gabinetes…

Mantenga los gabinetes en áreas de oficina seguras

Nunca está de más duplicar la protección de los valiosos archivos de su empresa. Entonces, por ejemplo, además de mejorar la seguridad con mejores cerraduras, también podría considerar almacenar gabinetes en áreas del edificio de oficinas que también requieren un acceso especial para ingresar. Mantener los archivos importantes en un armario cerrado con llave detrás de una puerta cerrada aumenta la seguridad al doble.

Agregar una barra de bloqueo del archivador

Los archivos importantes y los documentos confidenciales se pueden proteger con una barra de bloqueo adicional . Estos dispositivos de seguridad de actualización están hechos de acero grueso y están diseñados para instalarse en el costado del gabinete. Cuando la barra está cerrada, se puede cerrar con candado.

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Mire este video para ver lo simple que es instalar una barra de bloqueo para archivadores.

Aplicar políticas de seguridad para claves

Deben aplicarse estrictas políticas de gestión de llaves a las llaves de los archivadores, acceso restringido y áreas de almacenamiento. Los dueños de negocios necesitan mantener llaves de respaldo y repuestos, realizar un seguimiento de qué empleados tienen una copia de las llaves del gabinete y utilizar un proceso claro de mantenimiento de registros. Esto ayudará a evitar que las llaves del archivador caigan en las manos equivocadas o se pierdan, al tiempo que garantiza que se pueda acceder a los archivos importantes cuando sea necesario.

Utilice el control de acceso para proteger la oficina

Los sistemas de control de acceso son sistemas de seguridad completos que limitan y rastrean el acceso a un edificio o área de un edificio. Unifican los puntos de entrada bloqueados de la instalación y agilizan la seguridad con credenciales sin llave. Usando códigos de entrada únicos, lectores de proximidad o escáneres biométricos , los empleados autorizados y los invitados pueden acceder fácilmente a los espacios que necesitan para hacer su trabajo.

Al mismo tiempo, los sistemas de control de acceso brindan un mayor nivel de seguridad para la oficina. Las puertas se bloquean automáticamente, el acceso se registra y la entrada se puede bloquear durante las horas o los días establecidos.

Cambiar las cerraduras originales del fabricante

Si se toma en serio la seguridad de los escritorios y/o gabinetes, lo primero que debe hacer es cambiar las cerraduras originales del fabricante. Si eres hábil, es posible que puedas balancearlo tú mismo. Si no es así, siempre puede ponerse en contacto con un cerrajero profesional para que lo haga por usted. Cambiar las cerraduras por una mejor y más segura mejorará inmediatamente la seguridad de sus escritorios y gabinetes en la oficina.

Reemplace periódicamente las cerraduras

Teniendo en cuenta el potencial de rotación de empleados, especialmente en oficinas más grandes y concurridas, tiene sentido cambiar periódicamente las cerraduras de los archivadores. Este esfuerzo ayudará a proteger los documentos confidenciales que contiene.

Actualización a cerraduras electrónicas para archivadores

Para evitar por completo el problema de las llaves, su oficina puede cambiar a dispositivos de bloqueo electrónico. Las cerraduras inteligentes que están especialmente diseñadas para reemplazar las cerraduras estándar de los archivadores se pueden configurar para satisfacer las necesidades de su personal. Las cerraduras electrónicas más nuevas para archivadores se pueden adaptar fácilmente a la mayoría de los gabinetes de almacenamiento existentes.

El bloqueo y desbloqueo se puede controlar mediante un teclado , Bluetooth o un lector de proximidad magnético que funcione con llaveros o tarjetas de acceso . Esto agrega una capa adicional de protección para los datos físicos porque los dispositivos de bloqueo mantienen un registro con marca de tiempo de quién accedió a los archivos.

¿Se puede cambiar la cerradura de un archivador?

Como mencionamos en la sección anterior, cambiar la cerradura de un archivador por una nueva y mejor puede ser un trabajo de bricolaje para aquellos que saben lo que están haciendo. Aquí hay un resumen rápido de cómo hacerlo usando un par de alicates o una llave inglesa:

  1. Abre el gabinete para que tengas acceso al núcleo de la cerradura. Incluso podría considerar quitar el cajón del archivador respectivo para tener suficiente espacio para trabajar.
  2. Asegúrese de que el núcleo esté en la posición “desbloqueada” y luego, según el tipo de núcleo, busque una llave inglesa o un par de alicates. Usando la herramienta respectiva, retire el clip o la tuerca.
  3. Retire el núcleo y reemplácelo por uno nuevo.
  4. Recupere la llave inglesa o un par de alicates y empuje el nuevo núcleo en la ranura o vuelva a atornillar la tuerca.
  5. Vuelva a colocar el cajón del gabinete y pruebe la cerradura para ver si funciona correctamente.

¿Puede un cerrajero hacer una llave para un archivador?

Si. Los cerrajeros están especializados en reparar todo tipo de cerraduras y restaurar accesos. Si extravió o perdió la llave de un archivador, el cerrajero puede usar el código en el cilindro de la cerradura para hacer una llave nueva y cortar copias adicionales. Si este código no está disponible o es ilegible, el cerrajero puede fabricar una nueva llave o cambiar la llave de la cerradura.

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